Tổ chức sự kiện - Nghề hot được giới trẻ săn đón

Tổ chức sự kiện là công việc có áp lực rất cao nhưng lại đang là nghề được giới trẻ "săn đón" bởi nghề event có nhiều niềm vui mà không phải ai cũng có được, nhất là khi chương trình mình thiết kế nhận được sự hưởng ứng của nhiều người.
Tổ chức sự kiện là công việc có áp lực rất cao nhưng lại đang là nghề được giới trẻ "săn đón" bởi nghề event có nhiều niềm vui mà không phải ai cũng có được, nhất là khi chương trình mình thiết kế nhận được sự hưởng ứng của nhiều người.
Nghề này - đang thu hút khá nhiều bạn trẻ - hiểu một cách nôm na là tổ chức các hoạt động, sự kiện mang tính tiếp thị cho một đơn vị nào đó.

“Làm dâu trăm họ”

"Ý tưởng là ưu tiên số 1" - đó là khẳng định của những ai làm event. Dự một lễ hội hoặc quảng cáo sản phẩm, bạn sẽ được tham gia nhiều trò chơi độc đáo, bất ngờ bởi cách tổ chức ấn tượng. Và bạn chợt trầm trồ: "Ồ, công ty này sao mà nghĩ ra nhiều "chiêu độc" thế nhỉ?". Chính những câu khen ngợi này là điểm giúp người tổ chức các sự kiện "ăn tiền" bởi họ đã dày công suy nghĩ tìm ý tưởng để "dụ" khách hàng.
Trong những năm gần đây, nhu cầu giới thiệu sản phẩm, tổ chức tham quan nhà máy của các công ty, tập đoàn ngày càng lớn. Nếu chỉ quảng cáo suông thì đơn điệu, kém hiệu quả.Muốn có được một chương trình event "độc nhất vô nhị" phải qua nhiều giai đoạn khá công phu chứ không đơn giản như người ta nhìn thấy bề ngoài. Yêu cầu lớn nhất đối với event là phải nắm rõ cơ cấu về sản phẩm mà công ty định ra mắt khách hàng là gì? Đối tượng là ai? Địa điểm tổ chức? Sau đó, họ phải tự đặt cho bản thân hàng nghìn câu hỏi cũng như tình huống có thể xảy ra để lên kế hoạch "tác chiến". Không phải ngẫu nhiên khi người ta ví làm nghề event như làm dâu trăm họ. Một thành viên trong khâu tổ chức "Những chiếc túi tài năng" của một công ty nước ngoài cho biết: "Trong một thời gian ngắn phải thiết kế ra một chương trình khá hoàn hảo.
Không chỉ đơn thuần là mình "lồng" tên của công ty lên từng sản phẩm mà phải làm sao cho sản phẩm ấy được "sống" trong sự chiêm ngưỡng của khách hàng"...

Áp lực công việc

Người tổ chức event không chỉ lên chi tiết chương trình, liên hệ với các công ty cần thiết: ánh sáng, xe cộ, đặt nhà hàng, đón khách... mà còn liên hệ với các khách mời để biết thông tin chính xác. Vất vả hơn, họ phải bám sát chương trình từ đầu đến cuối.
N.C - một nhân viên event thổ lộ: "Mọi thứ tưởng chừng đâu đã vào đấy nhưng thực sự không phải thế, đó chỉ mới bắt đầu. Sau khi tiền trạm, bọn mình nhanh chóng thay đổi phương án và bám trụ với nó. Thế nhưng, chỉ một chút ảnh hưởng của thời tiết cũng có thể bắt đầu lại từ con số 0". N.C còn nói vui: "Thời tiết có thể nói là bạn mà cũng có thể trở thành kẻ thù của những event".
Chị Yến - một khách hàng cho biết: "Quả thật cách thức làm việc của họ mình không chê vào đâu được. Các bạn ấy còn rất trẻ nhưng lại rất am hiểu, năng động, thay đổi tình thế nhanh đến không ngờ. Đặc biệt là cách phục vụ của họ thật dễ thương và làm hài lòng mọi người. Tôi còn được biết có bạn vì quá lo lắng cho tour của mình mà không dám ăn uống nữa".
Ngoài ảnh hưởng của thời tiết, nhân viên event phải chuẩn bị kỹ lưỡng mọi chi tiết chương trình. Th.H - một nhân viên tổ chức event ở Hà Nội cho biết: "Bọn mình vừa tổ chức trao giải “Những chuyện lạ Việt Nam”. Do không thống nhất về giấy tờ, giờ giấc biểu diễn nên suýt tí nữa là "bể" chương trình".
Còn K.Chi thì tỏ ra kinh nghiệm: "Dù có việc gì xảy ra thì cũng đừng nên hốt hoảng. Khâu tiền trạm là rất quan trọng, nó giúp cho mình chuẩn bị tư tưởng tốt, không bị choáng ngợp trước những tình huống xấu, rủi ro. Dù đã giữ bản kế hoạch trong tay song đó chỉ là "nháp", mọi việc còn có sự thay đổi vào giờ chót. Bởi việc bạn xử lý thụ động sẽ không thể nào tạo đủ độ tin cậy cho khách hàng".Bên cạnh đó, event còn là nghề "đi trước về sau". Bạn phải là người đến sân bãi đầu tiên để chỉ đạo mọi thiết kế từ âm thanh, ánh sáng cho đến cái nhỏ nhặt nhất là nhà vệ sinh. Chương trình kết thúc, bạn cũng là người ở lại "chiến trường" thu gom những cái "sáng tạo" của mọi người. Nghề làm event đòi hỏi sức khỏe, chịu vất vả, gian truân để chạy đua với thời gian sao cho kịp với tiến độ chương trình. Chưa kể là sự cạnh tranh ý tưởng giữa các event. Đặc biệt, người làm event chỉ có thể nói "được", tuyệt đối không có từ "không" khi nói chuyện với khách hàng.

Tuy có nhiều vất vả song event đang là nghề thời thượng, thu hút khá nhiều sự quan tâm của giới trẻ. Dù áp lực công việc có cao đến mấy nhưng lại đang là nghề được giới trẻ "săn đón" bởi nghề event có nhiều niềm vui mà không phải ai cũng có được, nhất là khi chương trình mình thiết kế nhận được sự hưởng ứng của nhiều người...

Tags: cong ty to chuc su kien  | to chuc su kien


Bài viết liên quan:

• Bí quyết tiết kiệm chi phí in ấn khi tổ chức sự kiện
• 5 Tips khắc phục bất lợi khi tổ chức sự kiện ở xa

BÍ QUYẾT TIẾT KIỆM CHI PHI IN ẤN KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Chi phí là một vấn đề lớn được đánh giá rất quan trọng khi tổ chức một sự kiện. Các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp luôn tìm cách tiết kiệm chi phí đến mức tối đa mà vẫn đảm bảo sự kiện diễn ra hoàn toàn thành công và gây dấu ấn trong tâm trí khách hàng.

Trong các chi phí phải bỏ ra khi tổ chức sự kiện, in ấn là hạng mục rất tồn kém nhưng không thể không đầu tư. Tuy nhiên, chi phí in ấn hoàn toàn có thể rút gọn được. Dưới đây là vài bí quyết giúp các nhà tổ chức sự kiện tiết kiệm được một khoản chi phí rất lơn.

Chọn công ty in ấn

Hãy xem xét quy mô của các công ty in ấn. Những công ty in ấn có xưởng in giá sẽ rẻ hơn các công ty trung gian, bởi vì lợi thế về quy mô và số lượng sẽ giúp các công ty in ấn này giảm được chi phí cho bạn. Tuyệt đối tránh sữ dụng dịch vụ in ấn của các công ty trung gian, các cá nhân, các group bởi vì bạn sẽ phải gánh thêm chi phí “trung gian” một cách không cần thiết.

Trước mỗi hạng mục in ấn bạn nên liên hệ với ít nhất là 5 công ty in ấn để tham khảo về giá nhằm có mức giá tốt, tuy nhiên cần lưu ý giá cả phải đi đôi với chất lượng. Nhiều chỗ in có giá rất cạnh tranh nhưng do họ in bằng máy in rẻ tiền, sữ dụng giấy kém chất lượng hoặc chạy không đủ line màu sẽ ảnh hưởng sự mịn màng của bản in. Tốt nhất bạn nên đến trực tiếp công ty in ấn để xem cách họ làm việc, quy mô máy móc, đội ngũ nhân viên và phản ứng của khách hàng.

Tiết kiệm chi phí thiết kế in ấn

Nếu công ty bạn không có nhân viên thiết kế, nên thuê ngoài thay vì tự làm để đảm bảo có những bản thiết kế đẹp và chuyên nghiệp. Trong trường hợp này, cách tốt nhất để tiết kiệm được chi phí cho khâu thiết kế là bạn cần chuẩn bị đầy đủ các thành phần thiết kế như: Hình ảnh, đoạn copywrite … lúc này engineer chỉ cần lắp ghép các mãnh ghép này thành một bản thiết kế đẹp cho bạn.

Ngoài ra, các công ty in ấn chuyên nghiệp chắc chắn sẽ có đội ngũ thiết kế chuyên nghiệp. Và nếu bạn sữ dụng dịch vụ in ấn và dịch vụ thiết kế in ấn tại cùng 1 công ty thì chi phí sẽ được giảm.

Phương pháp in ấn tiết kiệm

Nếu dự định in với nhiều ngôn ngữ khác nhau hoặc nhiều bản khác nhau nhưng cùng chung một chất liệu giấy, và khuôn mẫu, bạn có thể tham khảo công ty in ấn về phương pháp in ghép bản để tối ưu hóa khổ giấy, chi phí sẽ giảm đi rất nhiều. Bằng cách in ghép bản này, nhà in có thể in nhiều bản cùng một lúc và in được nhiều màu khác nhau, sẽ rẻ hơn rất nhiều so với việc in riêng mỗi bản.

Xem xét kĩ quyết định nên in equivalent grain không vì số lượng tối thiểu để in equivalent thông thường là 1000 bản, nếu số lượng ít hơn giá thành sẽ rất cao. Nếu in ít hơn 300 bản, nên cân nhắc việc in nhanh grain print màu, từ 300 đến 600 bản thì xem xét giá của 2 phương pháp in kỹ thuật số và in equivalent xem phương pháp nào rẻ hơn, còn nếu trên 600 bản thì tốt nhất bạn nên in offset.

Với những sự kiện tổ chức ở nhiều địa phương khác nhau, hãy cân nhắc chi phí giữa việc in ở một nơi rồi vận chuyển tới những chỗ khác grain là in ở tại địa phương đó. Tập trung in ở một đầu mối rồi chuyển đến những nơi khác sẽ giúp bạn kiểm soát về sự đồng nhất của chất lượng, và giá rẻ do in số lượng nhiều nhưng bạn sẽ tốn nhiều chi phí để chuyển hàng, nhất là nếu chuyển nhanh bằng máy bay, còn việc in riêng ở mỗi địa phương thì chỉ nên tiến hành khi bạn in với số lượng nhiều, bởi vì bạn sẽ phải cử người giám sát việc in ở địa phương đó để đảm bảo về chất lượng, hơn nữa giá ở từng địa phương sẽ có sự chênh lệch nhất định.

Tags: cong ty to chuc su kien, to chuc su kien

Bài viết liên quan:

• Tổ chức sự kiện - Nghề hot được giới trẻ săn đón
• Bí quyết tiết kiệm chi phí in ấn khi tổ chức sự kiện
• Lên kế hoạch tổ chức một chương trình sự kiện
• 5 Tips khắc phục bất lợi khi tổ chức sự kiện ở xa

5 TIPS KHẮC PHỤC BẤT LỢI KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN Ở XA

Đối với người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, ai cũng biết được các khó khăn, thiếu thốn khi tổ chức sự kiện ở tỉnh thành, xa nơi làm việc của công ty.

Nếu như ở Hà Nội, khi cần, bạn chỉ cần 1 cuộc điện thoại là ngay lập tức có 1 list các nhà cung cấp có mặt để hỗ trợ bạn. Trong trường hợp các nhà cung cấp làm ăn không đến nơi đến chốn thì bạn vẫn có nhiều nhà cung cấp dự phòng khác để thay thế, không làm chậm tiến độ chương trình. Ngược lại, khi làm sự kiện ở tỉnh, kể cả các tỉnh thành phát triển về dịch vụ thì các dịch vụ cho sự kiện - một lĩnh vực có thể xem là còn khá mới mẻ - vẫn còn nhiều hạn chế.

Đối với các chương trình có quy mô lớn hoặc kéo dài ngày qua nhiều tỉnh thành, các nhà tổ chức sự kiện thường chọn phương án là chuyên chở trang thiết bị, nhân sự, thậm chí là cả vật liệu thi công để dàn dựng tại địa điểm thực hiện sự kiện chứ không thuê các nhà cung cấp dịch vụ tại địa phương, phần vì không thông thạo để lựa chọn dịch vụ, phần để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, không phải hạng mục nào cũng vận chuyển được và một số dịch vụ đặc thù phải thuê mướn ngay tại địa phương nên những người làm sự kiện không tránh khỏi những tình huống "nước sôi lửa bỏng" khi không tìm đâu ra nhà cung cấp cho dịch vụ đó hoặc nhà cung cấp thiếu chuyên nghiệp.

5 tips dưới đây sẽ chia sẻ với bạn vài kinh nghiệm khắc phục khó khăn khi làm sự kiện ở những nơi thiếu thốn dịch vụ.

1. Tận dụng nhân sự ở khu vực diễn ra sự kiện

Nếu như sự kiện của bạn được thực hiện theo dạng đi tour, diễn ra ở nhiều tỉnh, bạn có thể tận dụng nhân sự theo từng vùng. Ví dụ ở bạn làm ở 3 tỉnh Hà Nam- Nam Đinh- Ninh Bình, bạn có thể liên hệ nhân sự ở 1 trong 3 tỉnh, sau đó thuê họ làm luôn ở hai tỉnh còn lại, bạn sẽ đỡ được công liên hệ, quản lý và huớng dẫn lại từ đầu khi qua tỉnh khác. Hơn nữa, di chuyển giữa ba tỉnh liền kề cũng khá dễ dàng nên chi phí sẽ giảm đáng kể so với bạn đưa nhân sự từ Hà Nội về. Những nhân sự có thể thuê mướn dạng này như: PG, PB, SUP, Freelancer,...

2. Thuê mướn văn nghệ tại địa phương

Văn nghệ tại địa phương là sự lựa chọn không tệ cho các sự kiện cộng đồng - và nếu như khách hàng không yêu cầu có ca sĩ nổi tiếng. Những đội văn nghệ như thế này, có thể thuê tại các Nhà văn hóa thanh niên hoặc Nhà văn hóa thiếu nhi. Họ có kinh nghiệm trong các hoạt động văn nghệ nên từ chuyện dàn dựng cho đến âm nhạc, trang phục bạn sẽ không phải bận tâm lo lắng. Điều nên làm là cần có tổng duyệt trước để đảm bảo mọi tiết mục khớp với kịch bản và đúng thời gian.

3. Liên hệ các công ty tổ chức sự kiện ở nơi diễn ra sự kiện

Họ chính là những người am hiểu thị trường địa phương nhất. Thuê mướn thông qua họ, bạn có thể sẽ mất thêm một khoản phí dịch vụ, nhưng đổi lại, bạn sẽ yên tâm hơn trong công tác set up và khi chương trình diễn ra, họ phải có trách nhiệm đảm bảo mọi việc suôn sẻ cho bạn trong những hạng mục bạn thuê mướn họ. Việc này tính ra không tốn kém hơn bao nhiêu khi các dịch vụ được "quy về một mối", bạn không phải thuê lẻ tẻ và đau đầu khi quản lý.

4. Tranh thủ sự hỗ trợ và tư vấn từ cơ quan chính quyền nơi diễn ra sự kiện

Với các sự kiện cộng đồng, việc liên hệ và làm việc với chính quyền địa phương là việc phải làm. Khi đó, hãy tận dụng để nhờ họ tư vấn cho một số điều như địa điểm (nếu chưa chọn được), thời tiết, nhu cầu/thị hiếu của người dân. Hoặc hơn nữa là họ sẽ hỗ trợ bạn khi bạn liên hệ làm việc với những cơ quan có liên quan khác. Hầu như các cơ quan này đều hỗ trợ rất nhiệt tình cho các sự kiện tại địa phương mình.

5. Yêu cầu sự giúp đỡ từ đơn vị cho thuê địa điểm

Cũng như các công ty tổ chức sự kiện tại địa phương, các đơn vị cho thuê địa điểm có rất nhiều nhà cung cấp uy tín và chất lượng, vậy thì tại sao chúng ta không tận dụng điều này để yêu cầu họ giúp đỡ chúng ta. Họ còn hỗ trợ trong nhiều hoạt động khác trong quá trình sự kiện diễn ra như khắc phục âm thanh, cung cấp thêm nhân sự,...Nếu may mắn có được sự hỗ trợ từ phía cho thuê địa điểm chuyên nghiệp thì bạn sẽ đỡ được rất nhiều phần công việc.

Tags:  cong ty to chuc su kien, to chuc su kien
Bài viết liên quan:

• Sự kiện ra mắt bộ sưu tập thu đông 2013 của Winny
• Các bước để tổ chức sự kiện thành công

LÊN KẾ HOẠCH TỔ CHỨC MỘT CHƯƠNG TRÌNH SỰ KIỆN

Tỉ mỉ, cẩn trọng đến từng tiểu tiết, sau đó mới đến ý tưởng...", ông Lê Quốc Vinh, Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc điều hành (CEO) Cty Lê Bros, phác họa ngắn gọn kỹ năng cần có của một chuyên viên ý tưởng tổ chức sự kiện

Dưới đây là các khâu chuẩn bị cơ bản cho một chương trình được tổ chức bài bản.

A. Công tác chuẩn bị:

Để chương trình giao lưu diễn ra suôn sẻ và thành công như ý định, trong chuẩn bị cần chuẩn bị kỹ mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện và phaỉ nắm chắc các ý sau:

1. Mục đích yêu cầu của cuộc tổ chức sự kiện giao lưu:

Do xuất phát từ khái niệm giao lưu nên người tổ chức cần xem đây là dịp thực hiện các chức năng cụ thể của tổ chức mình.
¨

Chức năng giáo dục và rèn luyện:

Ví dụ: Thông qua giao lưu, bằng hình thức thi tìm hiểu, hái hoa dân chủ, tái hiện lịch sử… ta có thể lồng vào các nội dung tìm hiểu về Đảng, Đoàn, Bác Hồ, về kiến thức chung, về phong tục tập quán của một địa phương, hay đơn vị cụ thể nào đó…
¨Chức năng giải trí, vui chơi:

Ví dụ: Thông qua giao lưu, ta có thể lồng vào các hình thức: hát, kể chuyện, trò chơi sinh hoạt… tự tìm hiểu các mô hình hoạt động hay để học tập, tạo cho các thành viên trong đơn vị tính dạn dĩ, lòng tự tin, tự chủ khi có dịp xuất hiện trước đám đông…

2. Đối tượng cuộc giao lưu

Về đối tượng ta nên lập kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể : số lượng bao nhiêu? Thành phần nào? Chia bao nhiêu tổ, toán? Chia theo từng đơn vị hay pha trộn nhiều đơn vị thành 1 tổ? Số lượng nam nữ có tương đồng không? Nam nhiều hay nữ nhiều? Tuổi? Đặc biệt là trình độ kỹ năng tổ chức hoạt động của các lực lượng có tương đồng hay không? Đây là điều quan trọng vì rất nhiều chương trình giao lưu không thành công bởi xuất phát từ đối tượng không tương đồng về ngành nghề, tuổi tác, số lượng…

3. Thời gian giao lưu:

Nên nắm tổng thể thời gian có được là bao lâu: 2 giờ, 4 giờ, 1 ngày, 2 ngày…? Theo nguyên tắc hoạt động thì thời gian càng nhiều cường độ hoạt động càng ít. Thời gian có được của cuộc giao lưu là ngày hay đêm? Nếu là ngày thì nên xen vào các loại hình thể dục, thể thao, tham quan ngắm cảnh… nếu là đêm thì nên có các loại hình văn hóa, văn nghệ… phân bổ thời gian cần lưu ý các sinh hoạt khác như ăn uống, ngủ nghỉ, các sinh hoạt cá nhân.

4. Địa điểm giao lưu:

Có bao nhiêu địa điểm cần sử dụng, địa điểm trong phòng hay ngoài trời? Chỗ ngồi cho người tham gia thế nào? Âm thanh, ánh sáng? Trang trí? Thời tiết lúc giao lưu diễn ra? Có gì thuận lợi cần phát huy, có gì khó khăn cần khắc phục?

5. Hình thức qui mô cuộc giao lưu:

Hình thức, qui mô cuộc giao lưu thể hiện ở nhiều góc độ: từ đầu đến cuối cuộc giao lưu; từ nội dung, hình thức thể hiện, đến số lượng người tham gia lẫn đại biểu đến dự.
Thí dụ: Đêm giao lưu sẽ có diễn văn nghệ, vậy trong văn nghệ đó người diễn có tập dợt nhiều không hay chỉ là xử lý tình huống? Dàn âm thanh ánh sáng được chuẩn bị như thế nào? Có chụp ảnh, quay phim? Có đại biểu dự nhiều không? Khán giả là ai? Số lượng

6. Nội dung cuộc giao lưu:

Nội dung nào để giáo dục? Rèn luyện? Giải trí? Làm quen? Để chúc mừng? Để tự thể hiện mình? Hình thức nào thể hiện các nội dung đó? Hình thức có phù hợp với đối tượng?

7. Phương tiện phục vụ cho cuộc giao lưu:

- Phục vụ cho ăn, ngủ nghỉ, đi lại (nếu có).
- Phục vụ cho các hoạt động: âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, hội trường, nước uống, trang trí, đàn, máy ảnh.
- Phục vụ cho các nội dung: vật dụng trò chơi, câu hỏi, đáp án, bảng điểm,…
- Quà thưởng, quà lưu niệm…

8. Ban tổ chức cuộc giao lưu:

Dự kiến ban tổ chức bao nhiêu người? Thành phần gồm có ai? Chia bao nhiêu bộ phận? Phân công nhiệm vụ gì cho mỗi bộ phận và cá nhân?...
Cần phối hợp chặt với đơn vị giao lưu để cùng thỏa thuận, để chuẩn bị tốt các nội dung trên. Tránh tự ý đề ra nội dung sau đó buộc các đơn vị bạn phải theo ý định của riêng đơn vị mình.

B.Lên kế hoạch chương trình tổ chức sự kiện chi tiết cuộc giao lưu:

Từ các ý đã chuẩn bị của phần (A) ta cần chuẩn bị bản kế hoạch tổ chức sự kiện và cụ thể hóa thành chương trình tổ chức sự kiện chi tiết sau:
Chương trình chi tiết:

I. Mục đích yêu cầu cuộc giao lưu: (nêu cụ thể ra thành 2 nội dung: mục đích, yêu cầu).

II. Nội dung và hình thức cuộc giao lưu: (nêu cụ thể các nội dung có được, các hình thức thể hiện cụ thể qui mô dự định diễn ra…).

III. Thời gian, địa điểm, nhân sự: (nêu rõ thời gian tổng thể, địa điểm ở đâu? Bao nhiêu địa điểm? Tổng số nhân sự tham gia? Chia bao nhiêu tổ?).

IV. Chương trình tổ chức sự kiện chi tiết:

KHAI MẠC

1. Tập hợp lực lượng: (cần nhanh gọn để tạo ra khí thế phấn khởi ban đầu cho cuộc giao lưu).
Một số hình thức tập hợp lực lượng được sử dụng nhiều như:

- Nếu giao lưu trong hội trường: trước khi diễn ra, đơn vị chủ nhà nên có mặt trước, khi đơn vị bạn tiến vào hội trường sẽ đón bằng cách hô băng reo, sau đó là các bài hát tập thể chào mừng (Mừng anh, Nụ cười hồng, Bốn phương trời…).
- Nếu giao lưu ở ngoài sân: đơn vị chủ nhà nên tổ chức chơi một số trò chơi để tạo không khí vui tươi, sau đó có thể dùng các bài hát chào mừng, hát sinh hoạt tạo thành liên khúc để mọi người trong vòng tròn tạo nên đội hình rồng rắn mời gọi các thành viên của đơn vị bạn gia nhập vòng tròn.
- Nếu muốn “pha trộn” lực lượng các đơn vị giao lưu, trước khi vào vị trí ta nên tổ chức trò chơi “ghép tim”.
- Nếu muốn tạo sự tự nhiên trước khi giao lưu có thể chơi một số trò chơi khác như: nhảy sạp vào hội trường (ai nhảy không đúng mời ra nhảy lại), đường lên thiên đàng (đi vào lối có đèn để “được” Ban tổ chức thị thực bằng các hành động hài hước vẽ mặt, bôi lọ…).
- Nếu muốn tạo khí thế vui khỏe thì tổ chức diễu hành, có lời giới thiệu khi từng đơn vị tiến vào hội trường.

2. Tuyên bố lý do:

Tùy theo tính chất từng cuộc giao lưu có thể nói nghiêm túc hoặc nhẹ nhàng, vui tươi dí dỏm. Tuyên bố nên ngắn gọn, súc tích xoay quanh các ý sau:
- Lập lại mục đích ý nghĩa được giao lưu.- Tinh thần đoàn kết và hữu nghị các đơn vị.- Tin tưởng cuộc giao lưu sẽ thành công.

3. Giới thiệu đại biểu:

Giới thiệu đại biểu trong giao lưu có nhiều hình thức; nếu để tạo tính nghiêm túc thì đơn vị chủ nhà có thể đảm nhiệm cả các thủ tục khai mạc, nội dung, bế mạc, trong đó có giới thiệu đại biểu. Nếu để tạo sự gần gũi thân mật giữa các đơn vị thì có thể bố trí tại đơn vị nào giới thiệu người tham gia lãnh đạo đoàn, đại biểu của đơn vị mình… Trong giới thiệu đại biểu nên:
- Giới thiệu đại biểu cấp cao trước.- Giới thiệu đại biểu là khách trước, chủ nhà sau.
Lưu ý:
- Đừng quên giới thiệu lực lượng tham gia.- Được giới thiệu đại biểu bổ sung (khi đại biểu đến trễ hoặc do ta sai sót).

4. Thông qua chương trình tổ chức sự kiện :

- Thông qua tổng thể các nội dung của chương trình để mọi người theo dõi.- Nên sơ nét cách chơi, luật chơi… của các nội dung dự kiến

5. Giới thiệu ban giám khảo, thư ký, người dẫn chương trình:

- Thành phần Ban giám khảo gồm: chánh chủ khảo, các thành viên.- Thư ký: từ 1 – 2 người.- Người dẫn chương trình: từ 1 – 2 người.

Lưu ý:

Ở Ban giám khảo nên cơ cấu có đại diện các đơn vị tham gia giao lưu, chọn người am hiểu các nội dung, có thời gian dự xuyên suốt và không vướng bận các nội dung khác để chấm điểm chính xác (có tham khảo trước khi công bố).· Ở người dẫn chương trình: nên chọn người am hiểu công việc này.

VÀO CHƯƠNG TRÌNH

Cần lưu ý các việc sau đây:

• Thứ tự các nội dung, tiết mục, sau khi hội ý xong cần ghi cụ thể để tránh nhầm lẫn, bỏ sót.
• Về bố trí tiết mục: nên xen kẽ nhau để các đơn vị được lần lượt xuất hiện trước mọi người.
• Cần tạo cao trào cho phần mở màn và kết thúc. Ví dụ: tốp ca, đồng ca, hợp ca thường đóng vai trò mở màn, đơn ca, thơ, kể chuyện, ca cổ, hái hoa… giữa chương trình. Kịch, múa, thời trang, tái hiện lịch sử truyền thống, khiêu vũ, nhảy sạp, múa tập thể… ở phần kết thúc.
• Tùy tình hình cuộc giao lưu co thể thêm vào một số nội dung khác như trò chơi nhỏ, hát phục vụ đại biểu, phóng vấn…

BẾ MẠC

Đây là phần cuối của toàn bộ chương trình giao lưu nên cần tạo cao trào để kết thúc. Bế mạc thường gồm có các phần sau:

• Tạo không khí vui nhộn bằng các loại trò chơi trong phòng (đây cũng là thời điểm Ban giám khảo và thư ký hội ý để cho ra kết quả thi đua trong lúc giao lưu…).
• Công bố kết quả đạt được. Lúc công bố có thể nêu kết quả thấp trước cao sau để tạo thêm phần hồi hộp cho khán giả.
• Phát thưởng: phần này có tính đến từng đợt phát, mỗi đợt dự kiến mời đại biểu nào trao, ai làm công tác hậu cần.
• Phát biểu của đại diện đơn vị bạn, đơn vị chủ nhà nên phát biểu sau kèm luôn lời kết thúc.
• Phát biểu kết thúc của Ban tổ chức hoặc người dẫn chương trình (nếu cần).
• Thủ tục chia tay (có thể hát một loạt các bài hát chia tay, cũng có thể cử đại diện lần lượt bắt tay tiễn khách…).

C.Một số công việc khác:

1. Lập và phân công Ban tổ chức:

Lập cho được ban tổ chức với thành phần gồm:
Trưởng ban: phụ trách chung, có thể kèm thêm một số việc.Phó ban: phụ trách hoạt động hoặc nội dung. Chuyên tổ chức các nội dung hoạt động chính trong giao lưu.Phó ban: phụ trách hậu cần, chuyên lo trang trí, nuớc uống, âm thanh…Một số ủy viên khác chuyên lo từng nội dung nhỏ như văn nghệ, trò chơi, âm thanh, ánh sáng, tiếp tân…
Lực lượng tham gia Ban tổ chức nên chọn

• Từ trong nội bộ các đơn vị giao lưu.
• ·Chọn những người am hiểu công việc, nhiệt tình, nhiều kinh nghiệm tổ chức.

Sau khi có Ban tổ chức nên có họp phân công công việc cụ thể theo khả năng từng người.

2. Có chế độ kiểm tra công việc:

Từng công việc chuẩn bị có ảnh hưởng lớn đến thành bại của cuộc giao lưu nên cần kiểm tra kỹ từng nội dung: từ hậu cần, kịch bản chi tiết đến văn nghệ phục vụ…

3. Dự trù kinh phí:

Lên kinh phí chi tiết cho từng công việc.
Các vật dụng mượn phải bảo quản tốt để trả lại, các vật dụng mua phải có chứng từ rõ ràng để quyết toán.
Nên dự trù từ bộ phận, sau đó tổng hợp chung lại.
Kinh phí có thể đơn vị đăng cai lo hoặc những đơn vị tham dự hỗ trợ trên tinh thần cùng thỏa thuận.

Các điều cần lưu ý khi tổ chức giao lưu:

• 1Toàn bộ chương trình (kể cả kịch bản chi tiết) phải được thông qua cấp có thẩm quyền phê duyệt.
• Trong lúc giao lưu, tác phong, ngôn phong, thái độ… của từng thành viên có ảnh hưởng rất lớn đến khía cạnh ngoại giao nên cần nhắc nhở các thành viên phải hết sức thận trọng.
• Các giờ giấc đề ra trong giao lưu cần thực hiện nghiêm túc, nếu không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến không khí, tinh thần của cuộc giao lưu. Nhiều chương trình thất bại do thực hiện giờ giấc không đúng.
• Thật linh động và chủ động điều chỉnh các nội dung khi thấy tình hình diễn biến không phù hợp như: mưa gió bất thường, các tiết mục không hay mà lại quá nhiều, mọi người bỏ ra ngoài hoặc sinh hoạt việc riêng nhiều, không khí trầm quá cần có nội dung khác sinh động hơn…
• Trước khi kết thúc cần tạo cao trào, tạo ấn tuợng tốt khi chia tay để có lần giao lưu khác.
• Đừng quên trang trí cho hình thức của buổi giao lưu như phông màn, bình hoa, hoa rời để tặng, chổ ngồi đại biểu… vì nó góp phần không nhỏ vào thành công của buổi lễ.
• Người dẫn chương trình có vai trò rất quan trọng, cần chọn người có khả năng sinh hoạt tập thể, hát, tổ chức trò chơi, có tính hài hước, có uy tín để lôi cuốn mọi người tham gia. Giao lưu là một hoạt động rất cần cần thiết và bổ ích cho công tác thanh niên. Tổ chức thành công mỗi cuộc giao lưu vừa là tạo sân chơi tốt cho thanh niên, đồng thời, góp phần giáo dục nhân cách và mở rộng vòng tay bè bạn.

Tags: to chuc su kien, tổ chức sự kiện

KINH NGHIỆM TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI

Tổ chức sự kiện ngoài trời có rất nhiều ưu điểm như không gian thoáng, phong cách hiện đại, thoả sức trang trí mà không bị gò bó bởi diện tích chật hẹp, sức chứa lớn để nhiều người tham gia hơn

Tuy nhiên để tổ chức được một sự kiện ngoài trời thành công tốt đẹp thì bạn nên chú ý một số vấn đề sau:

Bãi giữ xe

Tổ chức sự kiện ngoài trời có một nhược điểm đó là nhà tổ chức phải tự lo bãi để xe cho khách, không giống như tổ chức sự kiện tại khách sạn có sẵn bãi để xe và có phương án nếu lượng xe quá nhiều. Khi tổ chức sự kiện ngoài trời thì vấn đề giữ xe trở nên quan trọng và phức tạp hơn. Tuy nhiên điều này hoàn toàn có thể tính toán được và chuẩn bị tốt. Dựa trên số luợng người mà bạn dự định sẽ tham gia sự kiện để tính ra số luợng xe và phân bố, sắp xếp các bãi giữ xe ở quanh khu vực tổ chức, việc này tránh ùn tắc tại khu vực chính cũng như giúp cho ngừoi tham gia được thuận lợi.
Ngoài ra, tuỳ tính chất sự kiện, như sự kiện mở dành cho mọi đối tượng thì bạn chỉ cần tính toán chỗ để xe máy. Nhưng nếu tổ chức một buổi nghỉ ngơi cuối tuần dành cho khách hàng lớn ở một khu du lịch sinh thái ở ngoại thành thì đối tuợng đựoc mời đa số là những doanh nhân, họ đi cùng gia đình và sẽ đi xe hơi, và sẽ mất nhiều diện tích hơn bình thuờng, bạn nên khảo sát trước địa điểm nơi tổ chức và yêu cầu họ sắp xếp sao cho thật chu đáo.

Trang trí

Việc trang trí cũng quan trọng bởi vì trong một sự kiện được tổ chức ngoài trời trong một không gian lớn nếu không có sự trang trí hợp lý để làm nổi bật khu vực trung tâm thì khu vực cần nổi bật sẽ bị phai nhạt vào không gian rộng lớn của sự kiện.
Ngoài bong bóng và hoa là những phụ kiện cần thiết, bạn nên sắp xếp nhiều standee hay phướn dọc, banner quanh khu vực tổ chức để vừa làm không gian bớt trống trả mà còn tăng hiệu quả về hình ảnh cho chương trình.
Dùng các pano chữ A để giới hạn không gian cũng là một cách hay. Ví dụ bạn tổ chức một tiệc BBQ bên bờ biển, để giới hạn khu vực tiệc cũng như tránh người lạ không phải là khách mời tham gia, bạn hãy đặt các pano chữ A và sắp xếp 1 đến 2 lối vào, sẽ giúp bạn dễ quản lý hơn.

Dự phòng

Sự kiện ngoài trời, điều quan trọng nhất là thời tiết thuận lợi, không có mưa và cũng không có gió lớn. Lường trước các rủi ro này để đưa ra phương án dự phòng tốt hơn. Chỗ ngồi cũng cần đựoc chuẩn bị tốt, tránh tình trạng thiếu bàn, ghế khi khách tham dự vượt so với dự định.
Ngoài ra, âm thanh ánh sáng cũng cần đựoc quan tâm. Trong khu vực tổ chức quá lớn hoặc có gió, cần tư vấn cho khách hàng đầu tư thêm phần âm thanh ánh sáng sao cho phù hợp. Cụ thể thì bạn có thể yêu cầu bên phía nhà cung cấp đề xuất và hỏi ý kiến cấp trên để có lựa chọn phù hợp với chương trình, tránh thuê mướn lãng phí nhưng cũng không được để thiếu dẫn đến hỏng chương trình.

Ăn uống

Sẽ không khác nhiều nếu bạn tổ chức tiệc ngoài trời nhưng vẫn nằm trong không gian của một khu du lịch (như Văn Thánh, Bình Quới,...) hoặc resort cao cấp (như Furama, Beach Resort, Palm Garden ở Đà Nẵng) vì bạn chỉ việc lựa chọn menu và phó thác việc phục vụ cho phía nhà hàng phụ trách. Tuy nhiên, có những buổi tiệc tổ chức ở không gian ngoài trời như Sân vận động Quân khu 7 hay Khu liên hợp thể dục thể thao Phú Thọ chẳng hạn, bạn phải chuẩn bị cả vấn đề ăn uống cho khách mời. Lựa chọn đơn vị cung cấp đồ ăn thức uống cũng rất quan trọng vì ngoài khẩu vị còn phải quan tâm đến vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm. Vì phục vụ số lượng lớn người tham dự mà không đảm bảo vệ sinh thì hậu quả sẽ vô cùng nghiêm trọng. Bạn có thể tham khảo vài nhà cung cấp về phục vụ ăn uống trong sự kiện tại mục Nhà cung cấp của Event Channel để lựa chọn được đơn vị phù hợp và uy tín.

Vệ sinh

Vệ sinh ở đây bao gồm cả vấn đề ăn uống như đã nói ở trên và vệ sinh môi trường trong suốt sự kiện.
Bạn phải lưu ý vì tiệc ngoài trời, thường thì phần đông người Việt Nam vẫn còn thiếu ý thức trong việc giữ vệ sinh chung nên vấn đề xả rác bừa bãi là không thể tránh khỏi. Bạn có thể bố trí một số nhân viên dọn vệ sinh thường xuyên đi chuyển và làm sạch để đảm bảo mỹ quan cho sự kiện. Ngoài ra, có thể đặt các bảng lưu ý cạnh các lối đi hay những nơi tập trung đông người và thông báo qua hệ thống loa để nhắc nhở mọi người vứt rác đúng nơi quy định. Tất nhiên, đi kèm theo các hoạt động này thì cũng phải phân bố nhiều thùng rác tại khu vực tổ chức. Một chi tiết nhỏ nhưng vô cùng quan trọng là nhà vệ sinh. Có những sự kiện lớn thu hút cả vài ngàn người nhưng chỉ có 2 nhà vệ sinh, khiến người tham gia phải xếp hàng dài để chờ đợi. Các nhà vệ sinh lưu động rất cần thiết trong những trường hợp này. Có thể liên hệ Công ty vệ sinh môi trường đô thị các quận để hỏi về thủ tục cho thuê.

An ninh trật tự

Có rất nhiều sự kiện ngoài trời đã xảy ra những sự việc xô xát và gây hậu quả đáng tiếc. Một phần vì đa số những sự kiện ngoài trời đối tượng tham gia không chọn lọc được, thứ hai là không gian quá rộng nên nhà tổ chức khó quản lý.
Vì vậy, khi tổ chức một sự kiện có quy mô, bạn nên tìm những địa điểm vừa rộng và lại đựoc hỗ trợ về an ninh như Sân vận động quân khu 7 (bên cạnh là doanh trại bộ đội, nếu có vấn đề gì xảy ra thì không lo thiếu nhân sự) hoặc nếu tổ chức ở Nhà thi đấu Phú Thọ hay Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam (Hà Nội) thì nên thuê mướn lực lượng an ninh đông đảo để đảm bảo mọi vấn đề an ninh cho sự kiện.

Tags: cong ty to chuc su kien, công ty tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện ngoài trời có rất nhiều ưu điểm như không gian thoáng, phong cách hiện đại, thoả sức trang trí mà không bị gò bó bởi diện tích chật hẹp, sức chứa lớn để nhiều người tham gia hơn

Tuy nhiên để tổ chức được một sự kiện ngoài trời thành công tốt đẹp thì bạn nên chú ý một số vấn đề sau:
Bãi giữ xe
Tổ chức sự kiện ngoài trời có một nhược điểm đó là nhà tổ chức phải tự lo bãi để xe cho khách, không giống như tổ chức sự kiện tại khách sạn có sẵn bãi để xe và có phương án nếu lượng xe quá nhiều. Khi tổ chức sự kiện ngoài trời thì vấn đề giữ xe trở nên quan trọng và phức tạp hơn. Tuy nhiên điều này hoàn toàn có thể tính toán được và chuẩn bị tốt. Dựa trên số luợng người mà bạn dự định sẽ tham gia sự kiện để tính ra số luợng xe và phân bố, sắp xếp các bãi giữ xe ở quanh khu vực tổ chức, việc này tránh ùn tắc tại khu vực chính cũng như giúp cho ngừoi tham gia được thuận lợi.
Ngoài ra, tuỳ tính chất sự kiện, như sự kiện mở dành cho mọi đối tượng thì bạn chỉ cần tính toán chỗ để xe máy. Nhưng nếu tổ chức một buổi nghỉ ngơi cuối tuần dành cho khách hàng lớn ở một khu du lịch sinh thái ở ngoại thành thì đối tuợng đựoc mời đa số là những doanh nhân, họ đi cùng gia đình và sẽ đi xe hơi, và sẽ mất nhiều diện tích hơn bình thuờng, bạn nên khảo sát trước địa điểm nơi tổ chức và yêu cầu họ sắp xếp sao cho thật chu đáo.
Trang trí
Việc trang trí cũng quan trọng bởi vì trong một sự kiện được tổ chức ngoài trời trong một không gian lớn nếu không có sự trang trí hợp lý để làm nổi bật khu vực trung tâm thì khu vực cần nổi bật sẽ bị phai nhạt vào không gian rộng lớn của sự kiện.
Ngoài bong bóng và hoa là những phụ kiện cần thiết, bạn nên sắp xếp nhiều standee hay phướn dọc, banner quanh khu vực tổ chức để vừa làm không gian bớt trống trả mà còn tăng hiệu quả về hình ảnh cho chương trình.
Dùng các pano chữ A để giới hạn không gian cũng là một cách hay. Ví dụ bạn tổ chức một tiệc BBQ bên bờ biển, để giới hạn khu vực tiệc cũng như tránh người lạ không phải là khách mời tham gia, bạn hãy đặt các pano chữ A và sắp xếp 1 đến 2 lối vào, sẽ giúp bạn dễ quản lý hơn.
Dự phòng
Sự kiện ngoài trời, điều quan trọng nhất là thời tiết thuận lợi, không có mưa và cũng không có gió lớn. Lường trước các rủi ro này để đưa ra phương án dự phòng tốt hơn. Chỗ ngồi cũng cần đựoc chuẩn bị tốt, tránh tình trạng thiếu bàn, ghế khi khách tham dự vượt so với dự định.
Ngoài ra, âm thanh ánh sáng cũng cần đựoc quan tâm. Trong khu vực tổ chức quá lớn hoặc có gió, cần tư vấn cho khách hàng đầu tư thêm phần âm thanh ánh sáng sao cho phù hợp. Cụ thể thì bạn có thể yêu cầu bên phía nhà cung cấp đề xuất và hỏi ý kiến cấp trên để có lựa chọn phù hợp với chương trình, tránh thuê mướn lãng phí nhưng cũng không được để thiếu dẫn đến hỏng chương trình.
Ăn uống
Sẽ không khác nhiều nếu bạn tổ chức tiệc ngoài trời nhưng vẫn nằm trong không gian của một khu du lịch (như Văn Thánh, Bình Quới,...) hoặc resort cao cấp (như Furama, Beach Resort, Palm Garden ở Đà Nẵng) vì bạn chỉ việc lựa chọn menu và phó thác việc phục vụ cho phía nhà hàng phụ trách. Tuy nhiên, có những buổi tiệc tổ chức ở không gian ngoài trời như Sân vận động Quân khu 7 hay Khu liên hợp thể dục thể thao Phú Thọ chẳng hạn, bạn phải chuẩn bị cả vấn đề ăn uống cho khách mời. Lựa chọn đơn vị cung cấp đồ ăn thức uống cũng rất quan trọng vì ngoài khẩu vị còn phải quan tâm đến vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm. Vì phục vụ số lượng lớn người tham dự mà không đảm bảo vệ sinh thì hậu quả sẽ vô cùng nghiêm trọng. Bạn có thể tham khảo vài nhà cung cấp về phục vụ ăn uống trong sự kiện tại mục Nhà cung cấp của Event Channel để lựa chọn được đơn vị phù hợp và uy tín.
Vệ sinh
Vệ sinh ở đây bao gồm cả vấn đề ăn uống như đã nói ở trên và vệ sinh môi trường trong suốt sự kiện.
Bạn phải lưu ý vì tiệc ngoài trời, thường thì phần đông người Việt Nam vẫn còn thiếu ý thức trong việc giữ vệ sinh chung nên vấn đề xả rác bừa bãi là không thể tránh khỏi. Bạn có thể bố trí một số nhân viên dọn vệ sinh thường xuyên đi chuyển và làm sạch để đảm bảo mỹ quan cho sự kiện. Ngoài ra, có thể đặt các bảng lưu ý cạnh các lối đi hay những nơi tập trung đông người và thông báo qua hệ thống loa để nhắc nhở mọi người vứt rác đúng nơi quy định. Tất nhiên, đi kèm theo các hoạt động này thì cũng phải phân bố nhiều thùng rác tại khu vực tổ chức. Một chi tiết nhỏ nhưng vô cùng quan trọng là nhà vệ sinh. Có những sự kiện lớn thu hút cả vài ngàn người nhưng chỉ có 2 nhà vệ sinh, khiến người tham gia phải xếp hàng dài để chờ đợi. Các nhà vệ sinh lưu động rất cần thiết trong những trường hợp này. Có thể liên hệ Công ty vệ sinh môi trường đô thị các quận để hỏi về thủ tục cho thuê.
An ninh trật tự
Có rất nhiều sự kiện ngoài trời đã xảy ra những sự việc xô xát và gây hậu quả đáng tiếc. Một phần vì đa số những sự kiện ngoài trời đối tượng tham gia không chọn lọc được, thứ hai là không gian quá rộng nên nhà tổ chức khó quản lý.
Vì vậy, khi tổ chức một sự kiện có quy mô, bạn nên tìm những địa điểm vừa rộng và lại đựoc hỗ trợ về an ninh như Sân vận động quân khu 7 (bên cạnh là doanh trại bộ đội, nếu có vấn đề gì xảy ra thì không lo thiếu nhân sự) hoặc nếu tổ chức ở Nhà thi đấu Phú Thọ hay Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam (Hà Nội) thì nên thuê mướn lực lượng an ninh đông đảo để đảm bảo mọi vấn đề an ninh cho sự kiện.

TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGHỀ HẤP DẪN CHO NGƯỜI YÊU THÍCH SỰ NĂNG ĐỘNG

Tuy là một nghề khá mới mẻ tại Việt Nam trong những năm gần đây, tổ chức sự kiện đang phát triển với tốc độ nhanh chóng đi cùng nhu cầu quảng bá thương hiệu và sản phẩm mới của các doanh nghiệp. Nhu cầu tổ chức những sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, lễ động thổ, lễ khánh thành, các cuộc thi lớn (thi tiếng hát truyền hình, hội thao), hội thảo, triển lãm… gia tăng càng cho thấy vai trò quan trọng của nghề tổ chức sự kiện đối với các tổ chức, doanh nghiệp.

Vậy, tổ chức sự kiện là gì và thế nào được xem là một chuyên viên tổ chức sự kiện giỏi?

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện (event) góp phần "đánh bóng" cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện. Ví dụ khi Nokia tung ra một sản phẩm điện thoại di động đời mới, công ty này sẽ tổ chức một sự kiện công phu, mời các khách hàng thân thiết và tiềm năng cùng báo giới đến tham gia sự kiện quan trọng này. Thông qua sự kiện, Nokia thông báo đến khách hàng và báo giới về sản phẩm mới và đồng thời (điều này quan trọng hơn) đánh bóng thương hiệu của Nokia, làm cho khách hàng nhớ và tiêu thụ sản phẩm mới này. Đây còn là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp...

Tố chất của chuyên viên tổ chức sự kiện

Các chuyên gia ví von người tổ chức sự kiện như một "nghệ nhân ghép hình". "Tỉ mỉ, cẩn trọng đến từng tiểu tiết, sau đó mới đến ý tưởng..." là phác họa ngắn gọn kỹ năng cần có của một chuyên viên tổ chức sự kiện (Event Specialist).

Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi event họ tổ chức.

Người tổ chức sự kiện giỏi chắc chắn không thể thiếu những tố chất như: óc tổ chức tốt, năng động, nhanh nhẹn, kiên nhẫn, có khả năng thiết lập mối quan hệ tốt, có khả năng làm việc theo nhóm, có sức khỏe và niềm đam mê. Nghề tổ chức sự kiện là nghề đòi hỏi người thực hiện cực kỳ bền sức và chịu được áp lực cao. Họ còn phải biết cách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống. Ít người biết rằng từ khi bắt đầu sự kiện cho đến khi kết thúc, người tổ chức sự kiện dù có bề ngoài trầm tĩnh thế nào chăng nữa nhưng đầu óc họ đang “căng ra” để dự trù và xử lý bất kỳ “sự cố không mời mà đến nào”. Và chỉ khi sự kiện kết thúc, người tổ chức sự kiện mới có thể thở phào nhẹ nhõm.

Vui buồn hậu trường của nghề tổ chức sự kiện

Nghề tổ chức sự kiện mang đến niềm vui vô bờ khi sự kiện thành công và cả sự “lên ruột” khi sự cố không mời mà đến. Ví dụ, đó là trường hợp khi các nhân vật chính của sự kiện đến trễ vì lý do nào đó, như khi ca sĩ chính mắc chạy “sô” đến trễ, khiến cho nhà tổ chức “lên ruột”. Khi đó, người tổ chức sự kiện cần linh hoạt thay đổi chương trình cho phù hợp, để không phải lệ thuộc vào người đến trễ. Và trong một số trường hợp các MC tài năng như Thanh Bạch sẽ là những người có thể “cứu được bàn thua trông thấy” khi họ có khả năng biểu diễn tuyệt hay trong khoảng ngắn thời gian chờ đợi các nhân vật “đinh” đến muộn này.

Hiện nay nhân sự tốt cho lĩnh vực tổ chức sự kiện còn chưa nhiều. Đối với các sự kiện lớn hoặc quan trọng, khách hàng thường tin tưởng giao phó cho các công ty chuyên nghiệp có kinh nghiệm tổ chức. Tại Việt Nam hiện nay chưa hề có trường lớp đào tạo bài bản, chính quy cho nghề tổ chức sự kiện mà người làm nghề này chủ yếu chỉ học từ những thành bại của mỗi sự kiện và từ chính yêu cầu của khách hàng.

Tags: to chuc su kien, cong ty to chuc su kien

LÀM THẾ NÀO ĐỂ TRỞ THÀNH 1 CHUYÊN GIA TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Nếu bạn hằng mơ ước trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện, đây là những bước cơ bản dẫn đến sự thành công cho công việc này:

Đánh giá kỹ năng hiện có của bạn

Trước khi bạn muốn rũ bỏ công việc hiện tại để trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện, việc cần làm trong lúc này là bạn phải đánh giá một cách trung thực những kỹ năng hiện có của bạn để bảo đảm cho việc bạn có thể thành công khi trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện hay không.

Một chuyên gia tổ chức sự kiện phải có óc tổ chức tốt, trí tưởng tượng phong phú và những kỹ năng giao tiếp xuất sắc. Công việc tổ chức sự kiện chủ yếu hướng về công chúng. Vì vậy, muốn trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện thành công thì phải biết lắng nghe những điều từ phía khách hàng muốn, phát triển mối quan hệ và đàm phán với khách hàng.

Tự tạo kinh nghiệm trong tay

Bạn có thể học được nhiều điều bổ ích cho việc tổ chức sự kiện từ các lớp học, sách vở hoặc internet. Ngoài ra bạn cũng có thể học thông qua kinh nghiệm cá nhân.

Làm việc và tổ chức vui chơi theo nhóm sẽ rất thuận lợi cho việc tìm kiếm những kinh nghiệm về óc tổ chức. Đây cũng là một cách tốt để tạo ra mối quan hệ cộng đồng giúp bạn vun đắp cho công việc mới khi bạn đã sẵn sàng.

Bạn cũng có thể tự nguyện tham gia những sự kiện tổ chức tại công ty bạn đang làm việc. Nếu công ty của bạn có bộ phận PR, đây là một bộ phận ít nhân viên nhưng rất quan trọng, bạn nên đề nghị giúp đỡ họ. Bạn sẽ được học hỏi một công việc mới trong lúc vẫn đang làm công việc của mình.

Tập làm một chuyên gia tổ chức sự kiện thuê

Tập làm một chuyên gia tổ chức sự kiện thuê sẽ cho bạn những mối quan hệ vô giá chuẩn bị cho thành công trong tương lai. Bạn có thể liên hệ các khách sạn và khu nghỉ mát, các tổ chức từ thiện, trung tâm hội nghị, các câu lạc bộ thể thao ngoài trời và thậm chí cả những khu vui chơi giải trí như công viên... là những nơi thuê các chuyên gia tổ chức sự kiện.

Bắt đầu cho việc tổ chức sự kiện

Khi bạn bắt đầu cho công việc của mình, bạn nên cân nhắc kỹ về hình thức tổ chức sự kiện nào mà bạn muốn lập kế hoạch. Nếu bạn có khả năng thu hút sự chú ý của công chúng thì bạn có thể tham gia các tổ chức từ thiện hoặc các lễ hội. Nếu bạn thích tổ chức chung theo một nhóm thì bạn có thể chọn tổ chức các cuộc họp, hội thảo hoặc tương tự như vậy.

Phát triển mối quan hệ với khách hàng

Hầu hết các mối quan hệ đều quan trọng, và bạn sẽ tổ chức sự kiện với những khách hàng của mình. Đó là những công ty cung cấp các sản phẩm và dịch vụ cho sự kiện như những người chủ khách sạn, những người buôn bán hoa, công ty cung cấp trang thiết bị, nhà nhiếp ảnh…

Hãy nghiên cứu thông tin từ mỗi doanh nghiệp mà bạn tiếp xúc để đưa ra mức giá phù hợp cho việc tổ chức. Lịch sự và nhã nhặn với nhân viên của họ. Luôn làm theo phần nào những ý tưởng của họ và không tiếc lời cảm ơn đến họ. Tạo ra mối quan hệ tốt, bạn sẽ có được nhiều khách hàng.

Bạn có thể tiếp tục học hỏi và phát triển sau khi đã thực sự trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện. Một trong những cách tốt nhất để thành công là tham gia vào các hoạt động xã hội.

Tags:to chuc su kien,cong ty to chuc su kien