Tổ chức sự kiện thành công ngay từ lần đầu gặp gỡ khách hàng

Tổ chức sự kiện có thể thành công ngoài mong đợi nếu bạn quan tâm đến từng chi tiết nhỏ nhất. Đặc biệt là với khách hàng, hãy lưu ý những điểm dưới đây để tổ chức sự kiện thành công ngay từ lần đầu gặp gỡ khách hàng.

Đúng giờ là nguyên tắc số 1

Dù trong bất cứ trường hợp nào nhân viên tổ chức sự kiện cũng không bao giờ để khách hàng phải chờ đợi. Luôn luôn chào đón các khách hàng khi họ đến và tiễn họ ra tận cửa khi họ ra về.

Không làm việc riêng

Không bao giờ trả lời điện thoại hoặc email trong cuộc họp. Điều này thường không dễ dàng, đặc biệt với những người bận rộn và phải chạy nhiều chương trình sự kiện. Cho nên, tốt hơn để điện thoại chuyển sang chế độ im lặng.

Khách hàng cũng là bạn hàng là đối tác tốt

Hãy đối xử với tất cả các khách hàng như thể họ là khách trong nhà của bạn. Mời họ một tách cà phê, trà hay bánh ngọt. Tuỳ thuộc vào thời gian trong ngày, bạn thậm chí có thể mời họ một ly rượu vang

Nắm rõ thông tin cần trao đổi

Ngay cả khi bạn đã nói chuyện với khách rất cụ thể về sự kiện qua điện thoại nhưng hãy hỏi thật kỹ về các phần hậu cần liên quan đến sự kiện, những điều khách hàng thích và không thích. Trong suốt cuộc họp hãy tập trung giữ sự chú ý của họ. Đây là thời gian để bạn nắm bắt và hiểu rõ cái mà họ cần hay muốn trong sự kiện của mình.
Nếu sự kiện là tổ chức đám cưới, hãy tìm hiểu xem đám cưới trong mơ của họ là như thế nào? Khi họ trả lời, cũng là lúc cảm hứng đến với bạn.
Thật lý tưởng, nếu bạn nhận được một số thông tin vững chắc về sự kiện của khách hàng trong lần trao đổi qua điện thoại. Bởi nếu thế, bạn có thể chuẩn bị thật kỹ để đưa cho họ bản thuyết trình về công việc và dịch vụ bạn sẽ cung cấp trong lần gặp này.
Hãy luôn luôn giả định rằng khách hàng tiểm năng của bạn không kiên nhẫn. Hầu hết sẽ như vậy. Cho nên phải trình bày thật ngắn gọn và súc tích, không quá 5 phút, sẽ giúp bạn ghi điểm.

Thấu hiểu tâm lý khách hàng

Học cách đọc các phản ứng của người khác. Nếu họ không nhiệt tình, hãy tìm những hình ảnh khác cho họ xem. Hãy chắc chắn bạn giải thích rõ ràng và nếu bạn nhận thấy họ không quan tâm, thì điều đầu tiên và quan trọng nhất là phải tạo ra thứ gì đó mới mẻ và thú vị để lôi cuốn họ. Cho nên, bạn luôn phải chuẩn bị các lựa chọn cũng như các phương án dự phòng.

Đưa ra cam kết và cảm ơn

Cuối cùng nhưng khá quan trọng là chi phí cho sự kiện. Nếu có thể, hãy làm những cam kết bằng lời nói liên quan đến chi phí. Và bạn sẽ nhanh chóng gửi cho họ bảng báo giá chính xác nhất. Quan trọng hơn là phải cụ thể về thời gian: chẳng hạn, bạn sẽ giao cho họ chậm nhất là vào ngày mai.
Đừng quên gửi một email cảm ơn hoặc thậm chí một món quà nhỏ sau buổi gặp mặt lần đầu. Hãy viết rằng bạn rất vui khi gặp gỡ và trao đổi với họ, và rằng bạn muốn có cơ hội cũng như tự tin sẽ làm tốt sự kiện này.

TAGS: to chuc su kien  | kế hoạch tổ chức sự kiện

Bài viết liên quan:

Event planner và những hiểu biết trong nghề tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện và giải pháp cho yếu tố âm thanh

Tổ chức sự kiện và giải pháp đối phó với yếu tố thời tiết

Tổ chức sự kiện và những rắc rối phát sinh

Đi tìm ý tưởng tổ chức sự kiện

Nguồn: netmedia.com.vn

Event planner và những hiểu biết trong nghề tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là lĩnh vực mà bạn đam mê và mong muốn thành công. Khi tìm hiểu về lĩnh vực này, bạn đã từng nghe về Event planner. Vậy đã bao giờ bạn tìm hiểu Event planner trong 1 ê-kip tổ chức sự kiện và những hiểu biết để trở thành Event planner thực thụ? 

Event planner  là người lên kế hoạch và quản lý tiến độ cho toàn bộ sự kiện, trong một vài sự kiện thì event planner còn được xem như người quản lý dự án (project manager). Theo một điều tra của bộ lao động Hoa Kì thì chính phủ nước này xếp nghề này dưới tên Meeting and Convention Planner (Nhân viên hoạch định các cuộc họp và hội nghị), điều đó cho thấy đây được xem là một nghề thật sự. Bộ lao động Hoa Kì định nghĩa nghề này như sau:

Các cuộc họp và hội nghị có mục đích là mang mọi người đến cùng nhau với một mục tiêu gì đó, thì người event planner phải đảm bảo sự kiện đạt được mục đích này. Người event planner phải thực hiện mọi chi tiết của hội nghị từ diễn giả, địa điểm cho đến các tài liệu in ấn trong hội nghị và thiết bị âm thanh.

Event planner theo nghĩa rộng hơn, ngoài việc tổ chức các hội nghị thì còn tổ chức những loại sự kiện khác cho công ty hay khách hàng. Người event planner tạo nên những chương trình với mục đích, thông điệp mà công ty hay khách hàng muốn truyền tải.

Event planner là người phải làm việc nhiều giờ liên tục và thường phải làm việc ngoài giờ hành chính để lên kế hoạch và thực hiện tất cả các chi tiết của nhiều loại sự kiện khác nhau như hội thảo, họp báo, hội nghị, triển lãm thương mại, các chương trình gắn kết nhân viên và nhiều chương trình khác nữa.

Kỹ năng cần thiết để tổ chức sự kiện thành công

Khả năng diễn đạt bằng ngôn ngữ viết và nói.

Tổ chức và quản lý thời gian.

Quản lý dự án và làm nhiều nhiệm vụ cùng lúc.

Làm việc cá nhân và làm việc nhóm.

Chú trọng chi tiết nhỏ và deadline.

Bình tĩnh dưới áp lực lớn.

Đàm phán.

Quản lý ngân sách.

Quản lý nhân viên.

Marketing và quan hệ công chúng.

Kỹ năng giao tiếp với tất cả các cấp quản lý.

Kiến thức về tổ chức sự kiện

Địa điểm.

Cách phục vụ (người tham dự)

Sản xuất (ấn phẩm, tài liệu …)

Giải trí.

Quà tặng.

Vận chuyển.

Khách sạn.

Các dịch vụ liên quan đến hội nghị.

Những người mà theo đuổi nghề tổ chức sự kiện hay event planner thường đến từ rất nhiều chuyên môn và ngành nghề đào tạo khác nhau. Nhưng nhiều nhà tuyển dụng thích các ứng viên có bằng cử nhân về quản lý nhà hàng khách sạn, quản trị kinh doanh, marketing, quan hệ công chúng và truyền thông.

TAGS: to chuc su kien | cong ty to chuc su kien

Bài viết liên quan:

Tổ chức sự kiện và giải pháp cho yếu tố âm thanh

Tổ chức sự kiện và giải pháp đối phó với yếu tố thời tiết

Tổ chức sự kiện và những rắc rối phát sinh

Đi tìm ý tưởng tổ chức sự kiện

Kế hoạch tổ chức sự kiện “ Hội nghị khách hàng”  theo phong cách Barbecue

Nguồn: netmedia.com.vn

Tổ chức sự kiện và giải pháp cho yếu tố âm thanh

Để tổ chức một buổi sự kiện thành công bao gồm rất nhiều yếu tố tác động vào mà âm thanh là một yếu tố quan trọng đặc biết không thể thiếu. 

Hầu như tất cả các sự kiện đều cần có âm thanh, âm thanh cũng là một phương tiện truyền thông tin. Có rất ít sự kiện không có âm thanh. Âm thanh là một trong những tác nhân kích thích vào môi trường không gian sự kiện, tạo bầu không khí cho sự kiện. Các nhà tổ chức cần chú ý bố trí không gian cho các thiết bị và hoạt động âm thanh.

Ngôn ngữ trong sự kiện

Nhà tổ chức cần xác định ngôn ngữ chủ đạo trong sự kiện. Dùng một hay một số ngôn ngữ khác nhau. Tùy theo đối tượng khách mời mà quyết định ngôn ngữ nào cho phù hợp. Ngôn ngữ phù hợp sẽ mang lại kết quả cao cho sự kiện.

Bộ phận phụ trách âm thanh sự kiện

Cần bố trí vị trí thích hợp cho bộ phận phụ trách âm thanh. Họ có những thiết bị chuyên dụng như máy nhắc từ xa, các camera quay trực tiếp. Vị trí của họ có thể ở ngoài phòng họp, một số hoạt động của họ ở vị trí phía trên hay phía trước sân khấu.

Sẽ tốt hơn cả nếu các phần âm thanh, hình ảnh, ánh sáng, sân khấu được thực hiện bởi các nhà cung cấp riêng biệt. Nếu không như vậy thì nhà tổ chức phải xác định rõ việc gì làm trước, việc gì làm sau, những công việc nào có thể làm đồng thời.

Diễn tập trước sự kiện

Ngoài ra, phải bố trí thời gian để cho các bộ phận, các nhà cung cấp diễn tập. Yêu cầu xác định rõ thời gian khi nào diễn tập và diễn tập bao lâu. Phải đảm bảo có đủ không gian cho việc diễn tập diễn ra.

Các vũ công cần thời gian cho việc tập luyện, những người dẫn chương trình cần học thuộc lời và các nhân viên quay phim cần thời gian kiểm tra cảnh quay. Mọi việc đều phải được diễn ra trên sân khấu một cách hài hòa giống bất kỳ một chương trình trực tiếp nào.

Công ty tổ chức sự kiện Netmedia, với kinh nghiệm qua việc tổ chức thành công nhiều sự kiện quan trọng mang tầm quốc gia, khu vực và quốc tế chắc chắn sẽ đem lại cho quý công ty dịch vụ tổ chức sự kiện tốt nhất

TAGS:  to chuc su kien | cong ty to chuc su kien

Bài viết liên quan:

Tổ chức sự kiện và giải pháp đối phó với yếu tố thời tiết

Tổ chức sự kiện và những rắc rối phát sinh

Đi tìm ý tưởng tổ chức sự kiện

Kế hoạch tổ chức sự kiện “ Hội nghị khách hàng”  theo phong cách Barbecue

Nguồn: netmedia.com.vn

Tổ chức sự kiện và giải pháp đối phó với yếu tố thời tiết

Tổ chức sự kiện và giải pháp đối phó với yếu tố thời tiết

Yếu tố thời tiết đối với Tổ chức sự kiện là một nhân tố rất quan trong mà các nhà Tổ chức sự kiên không thể bỏ qua.

Khí hậu thời tiết tác động trực tiếp đến công tác tổ chức sự kiện, quyết định rất lớn khả năng thành công của sự kiện, nhất là sự kiện tổ chức ngoài trời. Do vậy, xem xét thời tiết để dự liệu công việc là rất cần thiết và không thể thiếu. Ở Việt Nam, mỗi một mùa đều có những đặc trưng riêng và những thông tin về thời tiết cần được tính đến khi chúng ta cân nhắc quyết định về địa điểm và ngân sách tổ chức sự kiện. Tuy không dự đoán chính xác được thời tiết song nhà tổ chức có thể chuẩn bị được những phương án xử lý cơ bản do thời những yếu tố tác động do thời tiết gây ra.

Khi tiến hành phân tích thời tiết để dự trù công việc phải kết hợp nhuần nhuyễn hai yếu tố ( tính quy luật tự nhiên và địa hình từng khu vực ) để giải quyết các yếu tố phát sinh do thời tiết gây ra.

Trước khi lên chương trình, hãy xem xét ảnh hưởng của thời tiết tới chương trình tổ chức sự kiện tới mức nào, phải nắm được lịch sử thời tiết đã diễn ra như nhiệt độ, lượng mưa, độ ẩm,…trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Cẩn có những giải pháp dự phòng đối với những hiện tượng thời tiết đó cho sự kiện ngoài trời, kể cả những địa điểm dự phòng.

TAGS: to chuc su kien  | kế hoạch tổ chức sự kiện

Bài viết liên quan:

Tổ chức sự kiện và những rắc rối phát sinh

Đi tìm ý tưởng tổ chức sự kiện

Kế hoạch tổ chức sự kiện “ Hội nghị khách hàng”  theo phong cách Barbecue

Tổ chức sự kiện và quy trình vận động tài trợ ( phần tiếp theo)

Tổ chức sự kiện và quy trình vận động tài trợ ( phần đầu)

Nguồn: netmedia.com.vn